Die E-Rechnung kommt: Unternehmen müssen umstellen

Bundesrat macht E-Rechnung im B2B-Bereich ab 2025 zur Pflicht

Die E-Rechnung wird Pflicht: Ab dem 1. Januar 2025 wird sie für nationale B2B-Umsätze stufenweise eingeführt. Im Inland ansässige Unternehmen müssen dann für in Deutschland steuerbare, nicht steuerbefreite Leistungen E-Rechnungen ausstellen, sofern auch der Rechnungsempfänger im Inland ansässig ist.  Als ansässig gelten Unternehmer, die insbesondere ihren Sitz oder den Ort der Geschäftsleitung im Inland haben oder eine inländische (am Umsatz beteiligte) umsatzsteuerliche Betriebsstätte unterhalten. Vor dem genannten Hintergrund sollten sämtliche Unternehmen spätestens jetzt das Thema auf ihre Agenda nehmen.

Für Umsätze, die der E-Rechnungspflicht unterliegen, ist keine aktive Zustimmung des Rechnungsempfängers zum Empfang mehr nötig. Nicht der E-Rechnungspflicht unterliegen nur Kleinbetragsrechnungen (aktuell bis 250 Euro) und Rechnungen über Fahrausweise. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht geht auch eine enger gefasste Definition einher. Rechnungen, die heute noch als E-Rechnung gelten, werden nicht mehr anerkannt. Eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung beispielsweise gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.

Eine geltende elektronische Rechnung muss den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU – und somit der CEN-Norm 16931 – entsprechen. Alternativ können Rechnungsaussteller und -empfänger eine Vereinbarung über das genutzte E-Rechnungsformat schließen. Dieses verwendete Format muss die vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben gemäß der Richtlinie 2014/55/EU erlauben oder mit dieser interoperabel sein (die Fähigkeit haben, sich zu verstehen und zu kommunizieren).

Rechnungen, die nicht nach den neuen Anforderungen an E-Rechnungen ausgestellt werden, beispielsweise PDF- oder Papierrechnungen, werden als „sonstige Rechnungen“ definiert. Für alle E-Rechnungen, die nicht der CEN-Norm entsprechen (elektronische sonstige Rechnungen), wird während explizit festgelegter Übergangsfristen weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfängers benötigt. Diese Übergangsregelungen gelten ausschließlich für Rechnungsaussteller und lauten:

Bis 2026 sind zusätzlich zu E-Rechnungen weiterhin Papierrechnungen sowie elektronische sonstige Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers erlaubt.

Bis 2027 dürfen Unternehmer im Inland mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr noch Papierrechnungen an ihre inländischen Unternehmenskunden ausstellen sowie sonstige elektronische Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers. Auch EDI-Rechnungen dürfen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers noch ausgestellt werden. Ab 2028 können nur noch EDI-Rechnungen genutzt werden, die CEN-Norm-kompatibel sind und die Zustimmung beider Parteien vorliegt.

Zusammenfassend kann man sagen, dass Rechnungsempfänger ab dem 01.01.2025 auf E-Rechnungen vorbereitet sein müssen, die E-Rechnung(erstellungs)pflicht trifft die meisten Rechnungsaussteller allerdings grundsätzlich erst ab 2027. Dennoch müssen inländische Unternehmen ihre ERP-Systeme uneingeschränkt ab 2025 auf den Empfang von E-Rechnungen umrüsten. Spätestens ab 2028 müssen auch kleinere Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen erstellen. Auch Unternehmen mit ausschließlich Privatkunden sowie Kleinunternehmer ohne Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung sollten jetzt dringend prüfen, ob ab 2025 zumindest der Empfang von E-Rechnungen möglich ist. Denn ab diesem Zeitpunkt können Lieferanten uneingeschränkt E-Rechnungen versenden.

Warum kommt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen?

Im Rahmen der ViDA-Initiative der europäischen Kommission soll langfristig gesehen ein elektronisches Meldesystem eingeführt werden, das auf die Daten der E-Rechnungen zugreifen soll. Die E-Rechnungspflicht ist daher der erste Schritt in Vorbereitung darauf. Die Umsetzung des nationalen sowie des EU-weiten Meldesystems war bis 2028 geplant, mittlerweile wird allerdings eine Verschiebung auf 2030 beziehungsweise 2032 diskutiert. Aktuell ist der Start des deutschen Meldesystems nicht vor der Umsetzung der europäischen Lösung vorgesehen.