E-Mails im Visier der Betriebsprüfung

28. Juli 2026

Steuer

Finanzämter dürfen steuerrelevante E-Mails anfordern

Für Unternehmen wird es ernst: Die ohnehin ungeliebten Betriebsprüfungen werden weiter verschärft. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in einem Beschluss klargestellt, dass auch E-Mails in allen Unternehmen zu den aufbewahrungspflichtigen Handels- und Geschäftsbriefen gehören. Die Finanzverwaltung darf also bei Betriebsprüfungen Einsicht in steuerrelevante E-Mails verlangen und macht davon zunehmend Gebrauch. Besonders prekär: Bereits bei heutigen Betriebsprüfungen kann der E-Mail-Verkehr rückwirkend für das geprüfte Geschäftsjahr, das bis zu fünf Jahre zurückliegen kann, angefordert werden. Wer diesen nicht vorlegen kann, riskiert empfindliche Strafzuschläge oder teure Schätzungen.

Die Finanzverwaltung darf im Rahmen einer Außenprüfung grundsätzlich sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug in maschinell auswertbarer Form anfordern. Aufbewahrungspflichtig ist nicht nur ein Dateianhang, sondern auch die E-Mail selbst, wenn sie steuerlich relevante Informationen zu vergangenen Geschäftsvorgängen enthält. Die Aufbewahrungspflicht gelte nicht nur für Verträge und Rechnungen, sondern für die gesamte geschäftliche Korrespondenz, soweit sie die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts betrifft.

Dringender Handlungsbedarf: Archivierung von E-Mails

Unternehmen müssen die Archivierung ihrer E-Mail-Kommunikation dringend auf den Prüfstand stellen: vollständig, strukturiert und vor allem langfristig muss diese erfolgen. Auch die Mitarbeiter sollten entsprechend sensibilisiert werden. Besonders zu großen oder ungewöhnlichen Geschäftsvorgängen müssen Unternehmen Auskunft geben können, selbst dann, wenn die zuständigen Mitarbeitenden längst ausgeschieden sind oder Postfächer nicht mehr aktiv genutzt werden. Zeit- oder Kostenaufwand gelte dabei nicht als ausreichendes Gegenargument. Wichtig: Private Nachrichten und rein interne Kommunikation ohne steuerlichen Bezug müssen nicht vorgelegt werden; die Unternehmen haben hier ein Selektionsrecht.

Tipp des Experten: Alle technischen Vorkehrungen, Zuständigkeiten und interne Dienstanweisungen an die Mitarbeiter sollten detailliert dokumentiert werden, denn das Finanzamt hat seit einiger Zeit auch die lückenlose und nachvollziehbare Verfahrensdokumentationen unternehmensinterner Prozesse (Tax Compliance) verstärkt im Fokus.

Betriebsprüfung naht: was tun?

Wer einen Termin zur Betriebsprüfung erhält, sollte in seinen Vorbereitungen auch das Thema E-Mails einbeziehen. Um dem Betriebsprüfer die Übersicht zu erleichtern, sollten E-Mails mit Erklärungen und Hintergrundinformationen versehen und beim jeweiligen Vorgang abgelegt werden. Grundsätzlich haben Unternehmen eine Mitwirkungspflicht und müssen alles dafür tun, unklare Sachverhalte aufzuklären. Nimmt der Betriebsprüfer aufgrund unzureichender vorliegender Fakten eine Fehleinschätzung des zu prüfenden Sachverhalts vor, kann es zu einer Einkommensanpassung kommen. Die Beweislast, dass diese unangemessen ist, wird dann beim Unternehmen liegen. Unsere Erfahrungen zeigen, dass die Führung des „Gegenbeweises“ für Unternehmen schwierig ist. Falsche Interpretationen und Schätzungen von Sachverhalten können Unternehmen also teuer zu stehen kommen.

Welche E-Mails schlussendlich aufbewahrt werden müssen und welche nicht, ist immer eine Einzelfallentscheidung, die nach bestem Wissen und Gewissen getroffen werden muss. Feste Leitlinien oder technische Vorgaben gibt es hierfür noch nicht. „Insbesondere im Kontext Umsatzsteuer sowie bei grenzüberschreitenden Geschäftsvorgängen und internationalen Verrechnungspreisen gilt: lieber eine E-Mail mehr als eine zu wenig archivieren“, rät Röttger. E-Mail-Kommunikation sei längst kein flüchtiger Informationsaustausch mehr, sondern ein steuerlich relevantes Unternehmensdokument. Wer Archivierung und Datenorganisation vernachlässigt, riskiere erhebliche Probleme in der nächsten Betriebsprüfung, warnt er.

Fehlende Archivierung kann für Unternehmen teuer werden / Prozesse sollten transparent dokumentiert werden

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