Aufbewahrungs- und Herausgabepflicht von E-Mails in der Betriebsprüfung

aus Rundschreiben Steuern & Wirtschaft aktuell 1/2026

Die zunehmende Digitalisierung hat die E-Mail zur dominierenden Form geschäftlicher Kommunikation gemacht. Damit rückt sie auch in den Fokus steuerlicher Außenprüfungen. Daraus ergeben sich wichtige Konsequenzen für die Aufbewahrungs- und Herausgabepflichten von E-Mails im Rahmen einer Betriebsprüfung. Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen geordnet aufbewahrt werden. Auch E-Mails können diese Anforderungen erfüllen, sofern sie steuerlich relevante Informationen enthalten.

BFH stärkt Unternehmen bei der E-Mail-Prüfung

Der Bundesfinanzhof entschied am 30.4.2025, dass E-Mails als Handels- und Geschäftsbriefe gelten können und dann auch aufbewahrungs- und vorlagepflichtig sind. Allerdings darf die Finanzverwaltung in einer Betriebsprüfung kein Gesamtjournal aller E-Mails verlangen. Zulässig bleibt die Anforderung steuerlich relevanter E-Mails „en bloc“, sofern das sog. Erstqualifikationsrecht des Steuerpflichtigen gewahrt bleibt. Das bedeutet, dass nicht die Finanzverwaltung pauschal entscheidet, welche E-Mails herauszugeben sind, sondern das Unternehmen die erste Auswahl und Qualifikation der relevanten Dokumente trifft. Erst danach kann der Betriebsprüfer diese Auswahl überprüfen, Nachfragen stellen oder weitere Unterlagen anfordern.

E-Mail-Archivierung rechtsicher und datenschutzkonform neu organisieren

Unternehmen sollten ihre E-Mail-Archivierung prüfen und ggf. neu organisieren. E-Mails mit steuerlich relevanten Inhalten sollten identifiziert, selektiv aufbewahrt und abgelegt werden, sodass sie bei Bedarf vorlegbar sind. Dies erfordert klare Prozesse, technische Lösungen zur Filterung und ggf. die Schwärzung sensibler Daten. Eine Dokumentation dieser Maßnahmen kann dabei helfen, die Anforderungen der Finanzverwaltung zu erfüllen und gleichzeitig Datenschutz sowie Geschäftsgeheimnisse zu wahren.

Mehr Rechtssicherheit durch strukturiertes E-Mail-Management

Die Entscheidung des Bundesfinanzhofs verschafft den Unternehmen ein wenig mehr Rechtssicherheit vor pauschalen Abfragen der Betriebsprüfer nach E-Mails oder Journalen. Das ist von Bedeutung gerade bei Anfragen im Zusammenhang mit Verrechnungspreisen und deren Zustandekommen. Allerdings muss der Steuerpflichtige sein Erstqualifikationsrecht auch ausüben. Unternehmen sollten frühzeitig ein E-Mail-Management-Konzept etablieren, um steuerlich relevante Kommunikation revisionssicher aufzubewahren und bei Bedarf nur die relevanten E-Mails vorlegen zu müssen.

HINWEIS
Es ist zu erwarten, dass die Betriebsprüfer zukünftig sog. En-bloc-Anfragen stellen und damit die Vorlage aller steuerlich relevanten E-Mails zu bestimmten Geschäftsvorfällen oder Zeiträumen verlangen werden.

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